Manajemen Operasi

  Pengertian Manajemen Operasi

Dalam setiap lembaga, semua kegiatan harus dilaksanakan sebaik-baiknya atau seoptimal mungkin. Artinya jika memperoleh manfaat, keuntungan, atau kebaikan selalu diusahakan sebanyak mungkin, sedangkan jika harus menanggung pengorbanan, membayar, atau menanggung kerugian sebaiknya diusahakan sesedikit mungkin. Dasar inilah yang dianut dalam manajemen operasi.

Manajemen operasi terdiri dari dua kata, yaitu manajemen dan operasi. Kata manajemen sudah sangat terkenal di masyarakat. Ada beberapa macam pengertian untuk menjelaskan manajemen, tetapi yang paling populer adalah tindakan untuk mencapai tujuan yang dilakukan dengan mengkoordinasi kegiatan orang lain. Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan manajemen meliputi perencanaan, organisasi, staffing, koordinasi, pengarahan, dan pengawasan.

Operasi atau operations adalah kegiatan untuk mengubah masukan (yang berupa faktor-faktor produksi/operasi) menjadi keluaran sehingga lebih bermanfaat daripada bentuk aslinya. Dengan kata lain, operasi adalah kegiatan mengubah bentuk untuk menambah manfaat  atau menciptakan manfaat baru dari suatu barang atau jasa.nkeluaran dapat berupa barang atau jasa.

 Operasi merupakan salah satu dari fungsi-fungsi yang ada dalam suatu lembaga. Fungsi lain selain operasi adalah keuangan, personalia, pemasaran, dan lain-lain. Operasi inilah yang menetukan kemampuan suatu lembaga melayani pihak luar. Pengertia “manajemen operasi” adalah penerapan ilmu manjemen untuk mengatur kegiatan produksi  atau operasi agar dapat dilakukan secara efisien.

Dahulu manajemen operasi itu dinamakan Manajemen Produksi. Penggantian istilah ini karena kadang-kadang pproduksi diartikan sebagai kegiatan untuk menghasilkan barang. Bahkan, banyak orang yang menganggap bahwa produksi itu hanya kegiatan menghasilkan barang untuk mencari laba. Ini pengertian yang sempit sebab produksi seharusnya juga dapat menghasilkan jasa, dan juga dapat dilakukan oleh lembaga yang tidak mencari laba. Oleh karena itu, sekarang digunakan istilah operasi, yang pengertiannya lebih luas. Kadang-kadang ada juga yang menggunakan istilah Manajemen Produksi/Operasi.

Tekanan dalam operasi adalah pada kegiaitan perubahan bentuk, bukan pada hasilnya. Operasi ini tidak hanya dilakukan oleh lembaga yang mencari laba, misalnya panti asuhan, pengaturan lalu lintas, dan penghijauan. Untuk menghindari keraguan pengertian, biasanya digunakan istilah manajemen produksi dan operasi untuk menyebutkan manajemen operasi. Semua masukan diubah melalui proses operasi, seperti terlihat dalam segiempat di tengah. Proses operasi ada beberapa macam, yaitu mengubah bentuk fisik, memindahkan (transportasi), menyimpan(storage), memeriksa (inspection), dan meminjamkan.

Masukan ada dua macam, yaitu masukan yang suda biasa disebut-sebut, antara lain berupa lain berupa tenaga kerja, manajer, alat-alat, fasilitas-fasilitas lain, bahan baku, tanah, eneergi, dan informasi dari luar. Yang menarik perhatian kita adalah informasi. Informasi dari luar adalah informasi informasi yang datang dari luar lembaga yang menjalankan operasi, misalnya informasi tentang jumlah penduduk, jumlah pelanggan, dan penghasilan pelanggan. Dahulu informasi dari luar tidak banyak disebut-sebut, tetapi sekarang merupakan masukan yang sangat penting. Untuk menyelesaikan yang timbul dalam masyarakat, pemerintah, pasar, persaingan, dan produksi saat ini harus didukung dengan informasi yang akurat dan tepat waktu. Kesalahan isi dan keterlambatan penerimaan informasi akan berakibat berkurangnya hasil yang diperoleh, bahkan sering menimbulkan kerugian. Pada sat ini lembaga atau perusahaan yang memiliki sistem informasi yang baik dapat berkembang lebih cepat daripada yang sistem informasinya kurang baik.

Selain masukan biasa, ada dua masukan yang sifatnya khusus, yaitu umpan balik dan partisipasi pelanggan, umapan balik atau feedback, yaitu informasi mengenai keadaan proses dan hasil operasi. Misalnya, setelah model suatu model sepeda motor dihasilkan, diketahui bahwa terdapat kelemahan dalam sistem pengapiannya. Contoh lain, tentang hasil mengajar suatu dosen pada akhir semester. Berdasarkan angket yang diketahui bahwa cara mengajar dosen kurang sistematis dan sulit diikuti. Umpan balik ini digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki proses dan hasilnya. Sebenarnya sekarang yang lebih bermanfaat lagi adalah umpan kedepan atau feedforeward. Dalam umpan ke depan ini sudah diketahui atau dapat diperkirakan pengaruh sesuatu hal yang sekarang belum terjadi. Kebaikan foreforward dibanding feedback dalah informasi diperoleh sebelum terjadi kesalahan atau kekurangan.

Partispasi pelanggan deperoleh apabila pelanggan tidak hanya sekedar memakai atau memutuhkan hasil keluaran, tetapi juga ikut aktif berperan dalam menghasilkan barang atau jasa. Misalnya seorang pasien dokter gigi harus melakukan gerakan-gerakan tertentu agar gigi palsunya dapat dipasang dengan baik. Pemesanan rumah ikut aktif dalam merencankan gambar bangunan sesuai dengan seleranya. Kantor Inspeksi Pajak menyerahkan pengisian SPT kepada wajib pajak. Pada pendaftaran mahasiswa baru para calon diminta untuk mengisi alamat dalam amplop surat pemberitahuan hasil ujian saringan, dan membeli perangko secukupnya.

Akhir-akhir ini tingkat pendidikan masyarakat semakin maju, pengetahuan mereka semkakin luas, dan tingkat teknologi semakin tinggi. Akibatnya, partisipasi pelanggan semakin banyak dapat digunakan. Pengawasan pelaksanaannya sekarang dapat didukung dengan kemajuan teknologi. Misalnya dengan pengisian SPT oleh peserta wajib pajak. Jika wajib pajak tidak measukkan semua penghasilannya akan diketahui oleh petugas melalai tembusan surat bukti pemotongan pajak yang diolah komputer.

Penggunaan partisipasi pelanggan memberikan keuntungan seperti berikut ini :

1.    Menghemat tenaga kerja

2.    Membagi resiko kesalahan dengan pelanggan

3.    Pelanggan merasa lebih dihargai, ikut berperan serta, dan lebih dipercaya.

Macam masukan serta keluaran antara organisasi satu dengan yang lain berbeda-beda. Hal ini tergantung pada macam kegiatan yang dilakukannya.